Leren met Wilmar - De zakelijke aanpak van een portretfotoshoot
Het zijn van een portretfotograaf is heel leuk als de partijen waarvoor je werkt jou werk op eenzelfde waarde inschatten als dat jij zelf doet. Weet wat voor jou een goed tarief is en houd je daaraan.
Tekst en fotografie: Wilmar Dik | Dit is een artikel uit DIGIFOTO Pro 4.2023
Als je met enige regelmaat portretfoto’s maakt zoals ik dan krijg je dit soort aanvragen:
Beste Wilmar,
Wij willen graag portretfoto’s laten maken van ons personeel. We zagen op je website Mensen.photo veel mooie portretten die je gemaakt hebt en zijn dan ook benieuwd naar de kosten. Er zullen ongeveer 30 mensen op de foto moeten. Kun je hier een offerte voor maken? We horen het graag van je.
Met vriendelijke groet,
Stephanie
Een nieuwe kans op werk die ik dan ook graag met beidde handen aanpak! In dit artikel vertel ik je hoe je dat kan doen. En hoe je kan omgaan met het verzoek of je nog een beetje korting kan geven, want een andere partij was voordeliger. Ook leg ik graag uit hoe gezonde fotografie tarieven ontstaan.
Als je gelijk aan de slag gaat om op basis van bovenstaande aanvraag een offerte te maken dan kun je de offerte op verschillende manieren maken. Die zouden die dan er bijvoorbeeld zo kunnen uitzien:
Offerte 1
Ik denk ongeveer 5 minuten per persoon nodig te hebben voor het maken van mooie foto’s. Iedereen zal ik fotograferen voor een mooie lichte achterwand.
Reistijd 1,5 uur (retour naar de opdrachtgever) x 85,-= 127,50
Tijd op locatie 3,5 uur x 85,-= 297,50
Beeldverwerking en aanleveren 4 uur x 85,-= 340
Totaal 765
Offerte 2
Bij deze offerte denk ik ongeveer 10 minuten per persoon nodig te hebben voor het maken van mooie foto’s.
Reistijd 1,5 uur (retour naar de opdrachtgever) x 85,-= 127,50
Tijd op locatie 6 uur x 85,-= 510
Beeldverwerking en aanleveren 5 uur x 85,-= 425
Totaal 1062,50
Offerte 3
Dit is een voorstel waarbij ik denk ongeveer 15 minuten per persoon nodig te hebben voor het maken van mooie foto’s. Iedereen wil namelijk graag op zijn meest favoriete plek in het bedrijfspand worden gefotografeerd.
Reistijd 1,5 uur (retour naar de opdrachtgever) x 85,-= 127,50
Tijd op locatie 8,5 uur x 85,-= 722,50
Beeldverwerking en aanleveren 7 uur x 85,-= 595
Totaal 1445
In dit artikel ga ik uit van een gemiddeld uurtarief van 85,-. Alle uren in bovenstaande voorbeelden worden dus berekend a 85,- euro per uur.
In de praktijk zal echter blijken dat geen van bovenstaande offertes realistisch zijn. De werkwijze van een beroepsfotograaf is (als het goed is) gestructureerd. Zo begin ik altijd met een goed gesprek. Daarin leg ik uit hoe ik werk. De eerste stap van een offerte aanvraag is niet het maken van een offerte. Op basis van bovenstaande aanvraag kan je eigenlijk geen goede offerte maken. Of in ieder geval geen realistische offerte.
Als portretfotograaf kun je adviseren
Het is belangrijk om te achterhalen wat de wensen van de opdrachtgever zijn. Kan een opdrachtgever je voorbeelden laten zien van portretten die ze verwachten? Dan is het al snel duidelijk wat ze willen.
Kun je partijen adviseren over het maken van een bepaald soort portretfoto? De uitstraling van een portret met een lichte achtergrond is totaal anders dan die van een donkere achtergrond.
Portretten die op een buiten locatie worden gemaakt hebben ook weer een hele andere uitstraling. Het is dus van belang dat je opdrachtgevers kunt adviseren en daarna op basis van hun wensen een goede realistische offerte maakt. In bovenstaande offerte aanvraag is het ook handig om aan te bieden 2 keer naar de opdrachtgever te gaan voor portretten. 30 mensen die gaan namelijk nooit tegelijk bij elkaar zijn, hoe graag een opdrachtgever dat ook zou willen. Er zijn altijd een paar mensen op vakantie, vrij of ziek.
Hoeveel tijd kost een opdracht?
Bedenk zelf goed hoeveel tijd je in totaal in een portretfotografie opdracht moet steken. Soms wil een opdrachtgever nog wel eens bepalen hoeveel tijd het jou gaat kosten. Die verwachting is vaak nogal aan de lage kant. Partijen hebben soms niet altijd door hoeveel tijd er zit in het maken van goede portretten.
Wil je opdrachtgever graag hele creatieve portretten met gekleurd licht dan zal de voorbereiding ook meer tijd kosten dan wanneer je portretten gaat maken met 1 achtergrond kleur. Als je alleen 1 achtergrond kleur gaat gebruiken dan ben je toch met de opbouw van een studio op locatie al een half uur of meer bezig. En dan heb je nog geen foto gemaakt.
Bereken je uren realistisch. Je kan bovendien in een offerte vermelden dat jij je daadwerkelijke uren zal afrekenen. Niet een schatting die in een offerte staat. Je bent voor je tijd op locatie namelijk ook afhankelijk van de interne organisatie. Niet altijd alles loopt perfect. Soms komen mensen niet opdagen, of veel te laat. Dat kan gevolgen hebben voor je tijd op locatie. Dan is het niet meer dan redelijk dat je al je uren factureert, en niet de uren die in je voorstel staan.
Reistijd ook factureren?
Jazeker! Zonder die tijd kun je een opdracht namelijk helemaal niet uitvoeren. Als je in loondienst bent dan krijg je je reistijd meestal niet vergoed. Logisch want je maakt salaris afspraken en in ruil voor een salaris mag jij 24 of 38 uur per week betaald werken. Maar als zzp-er werk je vanuit je studio of huis. Het is niet handig om alleen een kilometervergoeding te vragen. Want als je voor een opdrachtgever 2 uur moet rijden, dan wil je naast je auto kosten ook gewoon wat verdienen. In theorie zouden de verdiensten tijdens je reis voor een klus altijd okay moeten zijn. Dus het zou niet uit moeten maken of je klus naast de deur is, of dat je van Den Haag naar Groningen moet rijden. Als je alleen bijvoorbeeld 0,39 cent per kilometer factureert dan zouden de opbrengsten als je als fotograaf van Den Haag naar Groningen moet (retour ongeveer 470 km.) dus € 183,30 zijn. En daarvan mag je ook nog de reiskosten (benzine of openbaarvervoer) betalen. Daarvoor ben je dus ruim 5 uur onderweg. Je zal begrijpen dat dit geen goed idee is.
Voor dit zelfportret hebben we geen reiskosten kunnen berekenen. Als jezelf de opdrachtgever bent valt er nou eenmaal weinig te factureren! Maar als een partij jou ergens wil laten fotograferen dan moet de reistijd vergoeding ook okay zijn. Zelf reken ik geen kilometervergoeding maar alleen mijn reistijd (voor een normaal zzp-tarief).
Beeldbewerking
Beeldbewerking is een belangrijk onderdeel binnen de fotografie. Op die manier ben je in staat om het maximale uit je RAW-bestanden te halen. Bovendien wil je de opdrachtgever niet alle mindere foto’s leveren. Als mensen hun ogen vaak dicht hebben op foto’s dan ga je die natuurlijk deleten. Ook wil je graag de kleuren en het contrast per foto wat aanpassen en wil je af en toe een foto wat bijsnijden. Daarna wil je goede jpg’s aanleveren. Dit alles kost tijd.
Als ik opdrachten doe dan ben ik met de beeldverwerking ongeveer net zo lang bezig als de tijd die het mij kost om de foto’s te maken. Bij kortere opdrachten ben ik iets langer bezig met de beeldverwerking. Bij langere klussen is de beeldverwerkingstijd meestal iets korter dan de tijd die het kost om de foto’s te maken. Daarom zie je in de offerte voorbeelden ook kleine verschillen.
Vanzelfsprekend mag een opdrachtgever van jou verwachten dat je snel en effectief je foto’s kan bewerken en aanleveren. Als je gedurende 2 uur foto’s maakt en je hebt daarvoor 8 uur nodig om de foto’s te bewerken en aan te leveren dan is dat naar je opdrachtgever meestal niet te verkopen. En als je dat wel wil verkopen dan is het handig dat voorafgaand aan de klus te overleggen.
Soms ga je foto’s maken waarbij je wat meer tijd nodig hebt voor de nabewerking. Dan is het handig dat je dit voorafgaand aan de shoot al aan je opdrachtgever kan aangeven.
Tarieven voor het maken van portretfoto’s
Het is niet verstandig om voor ongezonde tarieven te werken. Vraag gewoon een gezond tarief per uur en bereken alle uren die nodig zijn om de opdracht goed uit te voeren. Wat gezonde en ongezonde tarieven zijn is voor iedereen anders. Sommige fotografen berekenen hun tijd op locatie voor een tarief dat inclusief beeldverwerking is. Ik zou niet adviseren om op die manier te werken. Je laat op die manier niet zien hoeveel tijd je aan de beeldverwerking moet besteden. Bovendien is het lastiger te verkopen dat je bijvoorbeeld 165 euro per uur kost voor de tijd die je tijdens de shoot aanwezig bent. Dan kun je beter voor 90 euro per uur aanwezig zijn en voor 75 euro per uur je nabewerkingstijd (en reistijd) berekenen. Dan zien opdrachtgevers ook hoeveel tijd je daadwerkelijk met dingen bezig bent.
Als je een gezond tarief voor jezelf wil uitrekenen dan kan dat op deze manier:
Je gewenste jaarlijkse bruto-inkomsten* + alle bedrijfskosten= totaal benodigde bedrag. Dat deel je door je declarabele uren per jaar. De uitkomst is een uurtarief.
*Bedenk bij je gewenste inkomen ook dat daar nog belastingen van af gaan.
Reken je niet rijk door te denken dat je per week wel 25 of 30 uur kan factureren. Dat is anno 2023 als fotograaf namelijk niet reëel. Fotografen zijn tegenwoordig specialisten. Ik ben al 15 jaar beroepsfotograaf en werk zeker wel 40 uur per week. Maar van die 40 uur kan ik maar ongeveer 12 a 15 uur per week factureren. En ook ik ben, net als mensen in loondienst, wel eens ziek of op vakantie. Daarom is het handig de rekensom te maken op basis van 45 werkweken per jaar. Stel dat je bruto 45.000 per jaar wil verdienen (daar gaat nog een hoop vanaf!) dan kan de rekensom er voor jou bijvoorbeeld zo uit zien:
45.000+6000=51.000/650 uren per jaar= 78 euro per uur. Heb je geen idee hoeveel uren per jaar je kunt berekenen aan opdrachtgevers? Maar weet je wel dat je alle uren gemiddeld genomen voor bv. 80 euro per uur berekend? Dan kun je de rekensom ook omdraaien. Wat was je bruto omzet in een jaar? Deel dat door die 80 euro en je weet hoeveel uren je hebt kunnen werken. Daarbij ga ik er voor het gemak wel even van uit dat je geen geld verdient via andere opbrengsten binnen de fotografie.
Als je een benodigd tarief per uur hebt berekend en jij je daar niet aan houdt dan ga je het als fotograaf niet redden. Als je wat spaargeld hebt red je het misschien wel een tijdje. Maar op de lange termijn ben je jezelf voor de gek aan het houden. Aan het einde van je spaargeld kun je dan opzoek gaan naar een andere baan.
Prijsconcurrentie
Als je werkt voor een lager tarief dat je zelf hebt uitgerekend dan ben je aan het concurreren met andere fotografen op basis van prijs. En dat is altijd een slecht idee. Je geeft de markt het idee dat je wel kan werken voor een ongezond laag bedrag. Maar die markt weet niet dat jij daardoor steeds een beetje te weinig geld verdient, en over een jaar een andere baan moet gaan zoeken. Of behoorlijk afhankelijk bent van het inkomen van je partner.
Het is overigens heel normaal dat een specialistische zzp-er in de dienstverlening werkt voor normale zzp-tarieven, zoals bedragen tussen 70 en 125 euro per uur. Maar omdat de waarde van beeld onder druk staat hebben fotografen nog wel eens moeite te werken voor gezonde tarieven. Zeg naar opdrachtgevers dat jij je tarief waard bent. Ga niet concurreren op prijs, maar alleen op je dienst en kwaliteit. Want concurreren mag natuurlijk altijd en daar moet elke serieuze amateurfotograaf en beroepsfotograaf tegen opgewassen zijn.
Korting? Want het is wel en behoorlijke klus…
Werk voor normale bedragen. Het geven van korting is niet normaal. Bovendien zijn je inkomsten je salaris. Iemand in loondienst geeft ook geen korting aan de werkgever omdat ze mogen werken! Vraagt een partij om korting? Leg dan uit dat je je salaris moet verdienen door het sturen van facturen. Vertel dat je heel blij bent met die mogelijkheid om die klus te doen, maar dat je zelf geen budget hebt om korting te geven. Leg uit dat je tarief tot stand is gekomen na behoorlijk wat afwegingen. En dat jij gelooft dat je je tarief waard bent en geen reden ziet om korting te geven. Ook als de mogelijke opdracht om 10, 50 of 123 uren gaat. Weet dat er altijd wel iemand is die de opdracht voor minder wil doen. Als je mogelijke opdrachtgever hard genoeg zoekt zullen ze zelfs wel iemand vinden die het gratis wil doen. Zo zit de fotografie-markt in elkaar. Maar dat wil niet zeggen dat jij dan korting moet geven. De dienst die jij kan leveren en de foto’s die jij kan maken zijn niet vergelijkbaar met iemand die het gratis, of voor veel minder, wil doen. Uiteindelijk zal kwaliteit de doorslag moeten zijn of ze wel of niet met jou willen werken. Als een partij een fotograaf kiest op basis van prijs dan zou je daar niet voor moeten werken. Je wil namelijk graag gekozen worden omdat je kwaliteit van je dienstverlening en je fotografie top zijn. Niet omdat jij toevallig de goedkoopste bent.
Portretten zijn belangrijk en een mooie manier op de wereld te laten zien hoe iemand er uit ziet. Als je goed bent in het maken van portretten dan heeft dat waarde. Het is handig als die waarde overeenkomt met het bedrag op je factuur.
Meerwaarde creëren met jou foto’s
Als een partij besluit een dienst van een fotograaf af te nemen doen ze dat omdat ze verwachten daar waarde mee te kunnen scheppen voor hun eigen onderneming. Maar het zou vreemd zijn als jij korting op je tarief zou moeten geven als de mogelijke opdrachtgever twijfelt aan de meerwaarde creatie. Dat is namelijk aan hen. Als iemand een product of dienst koopt dan wordt dat gedaan omdat die persoon denkt daar iets aan te hebben. Die aankoop beslissing maak je voor dat je een dienst of product koopt op basis van de prijs die het kost en de verwachte kwaliteit.
Twijfel niet aan jezelf en aan je dienst
Twijfel je aan jezelf om een gezond tarief te vragen aan een opdrachtgever? Niet doen! Jij maakt vast hele mooie foto’s en potentiële opdrachtgevers zien dat ook. Het heeft voor een partij waarde als jij de ideale foto’s voor hen kan maken. En die waarde moet minimaal een goed uurtarief waard zijn.
Vindt een partij dat jij je uurtarief niet waard bent? Dan zou het kunnen dat ze korting vragen of je voor het blok zetten en een maximaal bedrag voorleggen. Leg dan uit waarom je werkt voor een bepaald tarief en dat je dat tarief waard bent. Willen ze je tarief niet betalen dan is het niet handig voor die partij te werken. Ze beoordelen je werk dan niet op de juiste waarde. In ieder geval niet de waarde die je zelf aan je dienst toekent. En dat is een bijzonder slechte basis voor een goede samenwerking.
Een goede samenwerking is gebaseerd op wederzijds begrip van de waarde van je dienstverlening.
Ik haal er veel voldoening uit om mensen blij te maken met een mooi portret! Om dit beroep toekomst bestendig te houden is het belangrijk om met z’n allen te werken voor normale tarieven. Zorg dat je je tarief waard bent en adviseer klanten. Maak een goede offerte en ga daarvoor in gesprek met je opdrachtgever.
Het zijn van een portretfotograaf is heel leuk als de partijen waarvoor je werkt jou werk op eenzelfde waarde inschatten als dat jij zelf doet. Weet wat voor jou een goed tarief is en houd je daaraan. Ga niet concurreren op prijs. Want als een partij je dienst niet wil afnemen omdat je tarief te hoog is, dan zegt dat iets over het budget wat ze daar niet beschikbaar voor willen stellen. En niets over de kwaliteit van jouw portretfoto’s. Die kwaliteit hebben ze namelijk al als goed beoordeeld voor dat ze contact met je opnamen.
Lees hier ook:
Lees meer
